Stres management je klíčem k tomu, abychom se cítili lépe. Jakmile nám totiž přerostou úkoly přes hlavu, pociťujeme strach z termínů a z důsledků jejich nedodržení. Nejhorší je úzkost, která plyne z nepříjemného pocitu, že jsme určitě  někde na něco nesmírně důležitého zapomněli, a že  se nám může odložená povinnost  kdykoliv vymstít.

Nosit úkoly v hlavě je obrovská zátěž. Proto si vše zapisujeme. Ale jak? Má to smysl? Opravdu nám zapisování pomáhá?

Nejčastější chyby, které při zapisování úkolů děláme

Kamkoliv

Píšeme do telefonu, do kalendáře, appky, do diáře, do notýsku, na cedulku, na nástěnku. Kdo se v tom má vyznat. Nemůžeme denně kontrolovat, zda jsme na nás něco důležitého nezapomněli.

Nepravidelně

Zapisujeme si, když nás něco napadne. Nejlepší je zapsat si vzniklé nápady a termíny okamžitě. Taky je dobré zavést pravidelnost v zapisování a kontrole.

Již zase?

Pravidelné úkoly je dobré zadávat cyklicky. Tím část našeho času vyplníme, můžeme plánovat opravdu efektivně, abychom na úkoly nezapomněli. Takových povinností je mnoho: účtenky, úklidy, nákupy, domácí práce, atd…

Nereálně

Zaznamenat si na jeden den  tři úřady a dvě důležité schůzky nedává smysl. Plánujte reálně  s ohledem na úřední hodiny a vaše  časové možnosti. Berte v potaz, že se na schůzky potřebujete připravit a samotné provedení úkolů zabere určitý čas. Jinak se stane seznam úkolů zbytečným a nijak vám nepomáhá. Připomenete si úkoly, které nemáme nejmenší šanci stihnout.

Jak si zapisovat úkoly tak, aby se nám opravdu ulevilo

Reálně

Nechte si dostatek času na provedení. Když si zapisujete, zkuste si představit, že byste úkol museli zvládnout dnes. Bylo by to reálné?

Jeden kalendář

Propojte svoji appku na zapisování úkolů (nebo svůj zápisník) s kalendářem. Nic víc nepotřebujete. Buďte důslední,  pro zjednodušení  života sdílejte  důležité  termíny z kalendáře. Třeba schůzky se šéfem. Aby vám nepřidělil práci, když na ni vlastně nemáte kapacitu.

Dívejte se do budoucna

Úkoly si hlídejte s předstihem. Dívejte se den, týden a měsíc dopředu, kolik toho máte. Je to reálné? Co vás čeká? Pokud je týden trochu více náročný, co je potřeba proto, abyste vše zvládli? Potřebujete pomoc, nebo některé aktivity zrušit? Jednejte dopředu. Je to profesionální a budete mít klid na duši, že víte, co se kolem vás děje.

Odpočinek = úkol

Při vyčlenění si volného času jednejte tak, jako kdyby se jednalo o úkol. Plánujte si denní, týdenní a měsíční bloky, vyčleňte si důležitý čas na sebe, rodinu, kamarády a koníčky.   Je to důležité i proto, aby vám volný čas vaše přehnaná aktivita nespolkla celý.

Pár psychologických triků

Seznam povinností si píšeme hlavně proto, abychom  je splnili. A ta realizace právě není vždy tak jednoduchá. Jsou dny, kdy jsme roztěkaní, kdy  není tak jednoduché se soustředit. A jsou taky dny, kdy jsme paralyzovaní strachem, nebo se nám prostě nechce. Existuje pár vychytávek, jak se lépe motivovat při plnění todolistu.

První úkol proveďte co nejdříve

Čím dříve se pustíte do práce, tím dříve máte první úspěch za sebou. Bohužel, dokud do oběda nic neuděláte, roste stres z toho, že vám nic nejde a klesá taky naděje, že se k tomu dostanete.

Tři největší úkoly

Pokud máte pocit, že toho máte hodně, vyberte si tři hlavní úkoly, které vás tíží a zaměřte se na ně. Neřešte, že se před vámi kupí hromada nevyřešených věcí. Stres a úzkost vám v ničem nepomůžou, jen vás paralyzují a nevyřešíte vůbec nic.

Aspoň jeden drobný krok

Pokud máte den, kdy se vám opravdu nechce, nebo máte patologický syndrom KOPR, zkuste drobný trik na mozek. Udělejte nejmenší, nejbezvýznamnější úkol. Může trvat klidně minutu. Zaplaťte jednu účtenku. Zatřiďte emaily, cokoliv. Nejde o to, abyste zachránili svět. Stačí začít. Tím překonáte pocit “nechce se mi, nevím, neumím, nepůjde to”. A můžete se pustit do dalšího drobného úkolu. A dalšího. Než nakonec zjistíte, že máte za sebou úspěšný den.

A o to vlastně jde. Úkoly si nezapisujeme proto, abychom se mohli připadat důležití, nebo jen tak pro krásu. Chceme mít klidný den. Stačí dodržovat pár postupů a budete mít klidnější a úspěšnější den.